Como planejar um projeto de forma simples

Veja o que fazer para criar um estrutura profissional para realizar seu projeto.

Todo mundo em algum momento precisa criar um projeto para determinada necessidade do seu negócio. A dúvida é como fazer com baixos recursos e sem conhecimento.

O que é um projeto?

Projeto é um evento "planejado", com "tempo" determinado para uma "devida finalidade"

Veja, para criar um projeto você precisa no minimo passar por 5 etapas:

1) Qual a finalidade do projeto, qual seu objetivo? Você precisa ser específico sobre onde você quer chegar com esse projeto. Veja alguns exemplos:

- Abrir uma empresa

- Ampliar uma empresa

- Fechar uma empresa

- Modernizar uma empresa

- Reduzir custos

- Aumentar lucros

- Capacitar uma equipe

- Implantar uma tecnologia

- Reformar um equipamento

- Reformar um imóvel

- Adquirir um produto ou serviço

Você também pode aplicar esses conceitos a sua vida:

- Casar

- Fazer uma viajem

- Comprar um imóvel

- Fazer um curso

- Reformar a casa

- Fazer uma festa

A aplicação do seu projeto deve estar clara.

2) Quanto tempo deve durar esse projeto?

Depois de responder o que é o seu projeto, você precisa determinar "tempo", qual o prazo para que esse projeto aconteça. Se o seu projeto não tem um prazo para acabar, então não será um projeto será um "programa".

3) O que você precisa para que o projeto aconteça?
Você precisa "planejar" o seu projeto. Você pode seguir essas etapas:

- Defina o objetivo do projeto.
- Divida o projeto em etapas, no máximo quatro.
- Determine as atividades envolvidas, liste a tarefas .
- Determine o custo para realizar cada tarefa.
- Delimite quantas e quais pessoas precisam para executar as tarefas.
- Determine quais aquisições são necessárias (produtos ou serviços)
- Determine quais os critérios de qualidade a serem aplicados (quantidades, padrão, tolerâncias etc).
- Avalie os riscos envolvidos ( o que acontece se alguma tarefa ou processo der errado e o que fazer)
- Como ocorrerá a comunicação entre os envolvidos e quando
(liste telefones,emails, endereços etc)
- Determine as responsabilidades dos envolvidos
- Envolva as partes interessadas (investidor, usuário, executor etc)

4) Documente o seu projeto
Você pode criar minimamente 3 documentos:
- Descritivo do projeto (plano), onde você "descreve" todas as etapas anteriores
- Cronograma (linha do tempo), onde você lista cada tarefa com os prazos para que seja executados (em dias, semanas ou horas)
- Planilha para gerir os custos de cada produto, mão-de-obra, e apontamentos 

5) Realize a gestão do projeto
Você precisa ser dono do seu projeto, acompanhar cada item do planejamento, se está ocorrendo no prazo, padrão e custo planejado.
Você será responsável por "agir" quando houver desvios, comunicar quem deve resolver, criar uma contingência ou alternativa.

Com esses 5 passos você consegue realizar "qualquer projeto" em "qualquer área".

Precisa de ajuda? Entre em contato que te ajudamos.

Abraços.

Expert Consultoria e Projetos   

Por Rui Lima         

   Head/PMO