Business process management (BPM) para pequenas empresas

Um dos grandes desafios das pequenas empresas, é trabalhar com qualidade, buscar crescimento orgânico e financeiro sem dispor muitas vezes de recursos ou métodos adequados que permita as condições esperadas. A preocupação com os custos operacionais, altas cargas tributárias aumenta a pressão sobre as pequenas empresas limitando seu campo de opções táticas levando muitas a reduzirem drasticamente custos, pessoas, e as vezes chegando a consequências mais sérias como até mesmo o fechamento.

A grande maioria das pequenas empresas nascem de um sonho, ou de uma oportunidade acompanhada pela visão do empreendedor, que passam a buscar espaço no mercado, e em tempos difíceis busca a sobrevivência. O fantástico desses acontecimentos é que muitos empreendedores e empresários não compreendem fundamente a importância de um plano de negócio estruturado e simplesmente adotam estratégias empíricas que podem ou não trazer resultados.

A dimensão dos negócios em muitas ocasiões é mensurada pela evolução de receitas ou pela dinâmica produtiva, independente do setor e quando assumem certo crescimento passam a ter problemas orgânicos em função das diversas e múltiplas necessidades que esse negócio passa a ter como administrar a dinâmica financeira, atender as demandas produtivas nas condições exigidas pelo mercado, lidar com situações internas relacionando infraestrutura, recursos humanos, matéria prima, logística etc. Posteriormente lidar com a concorrência, inadimplência, qualidade, oscilações de mercado e muita, muita pressão.

ESTRATÉGIAS FUNCIONAIS

É neste momento que a pequena fábrica, a loja, a consultoria, o comercio ou qualquer outro “sente” a necessidade de atuar “especificamente” em funções, departamentos específicos. 
Como já mencionamos no artigo “MODELOS DE NEGÓCIOS E ESTRATÉGIAS CORPORATIVAS, as famosas e bem aplicadas metodologias desenvolvidas pelos professores de Harvard – Norton e Kaplan os esforços diretos e indiretos da empresa precisam convergir para quatro eixos estratégicos fundamentais para a estabilidade da empresa sendo eles: Finanças, Clientes, Aprendizado e Crescimento e Processos internos. Cada um desses eixos representa parcelas extremamente importantes e vitais para as empresas, contudo, vamos destacar os PROCESSOS.

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

Os processos internos são muito mais que procedimentos, fluxos, logica de trabalho, representa o desdobramento do Business da empresa, representa o negócio em si. O gerenciamento dos “processos de negócios”, é vital para que a empresa tenha o sincronismo para atender todos os requisitos necessários para sua existência. Agora, o grande desafio de tudo isso é como aplicar conceitos avançados, estruturados e complexos em pequenos negócios, com poucas pessoas para desenvolver, estudar e aprimorar e até mesmo com poucos recursos para desdobrar esses métodos.
Contudo, o desenvolvimento e mapeamento dos processos internos do “negócio”, neste contexto, é uma condição essencial para alavancar o crescimento dessas pequenas empresas, assim como para suportar os desafios encontrados na sua jornada. Diante de tudo que falamos até agora sobre estratégia, processos etc, podemos fazer algumas perguntas onde o BPM passa a ser a resposta e solução eficiente.
a) Existem pessoas demais na minha empresa, como muitos trabalhando demais e outros de menos?
b) Tenho a impressão de que trabalho muito e nunca tenho a sensação de que está tudo bem?
c) As coisas são feitas de forma arbitrária e cada desenvolve o seu método por ser especialista no assunto e experiente?
d) Algumas atividades são feitas muitas vezes ou por várias pessoas?
e) Algumas atividades ou problemas levam muito tempo para serem resolvidos?
f) Existe a impressão de que muito dinheiro é gasto mas existe pouco retorno com o que foi investido?
g) Parece que tudo está uma bagunça ou burocrático demais?
h) Gasta –se muito tempo com atividades especificas?
i) A empresa parece engessada apesar de esforços, investimentos e muito trabalho?

Se você tem uma empresa ou já trabalhou em uma pequena empresa provavelmente deve ter refletido nos itens acima. A grande sacada, e transformação no modelo de gestão dessas empresas é que mesmo sendo pequeno, deve-se pensar grande e a gestão dos processos de negócios (BPM) é o elemento que vai complementar todas as estratégias da empresa. 
Vamos pensar um pouco mais, imagine as seguintes condições:

- O projeto de redução de custo, estruturação de contas contábeis etc;
- A aprovação de investimentos diversos;
- O plano de marketing, estudo de demandas, portfólio de produtos, os canais, o branding, etc;
- O CRM (Customer relationship management);
- A logística interna, externa, estoques, controles etc;
- A contratação de pessoas;
- Os processos de compras, negociações com fornecedores
- Os problemas jurídicos;

Todas essas questões precisam ter começo, meio, fim, quando, como, porque etc. O desenho de processos serve para “enxergar a empresa” de forma mais profunda e dizer como as coisas devem acontecer, o nível de qualidade nas decisões e aplicações práticas é fantástico. Até mesmo na hora de dar um próximo passo ao partir para um B.I (Business intelligence) ou ERP (Enterprise Resource Planning) os processos são fundamentais.

O mais importante é que empresas nascem e morrem todos os dias, novos negócios são criados, continuados, aprimorados ou transformados, mas de tudo isso o maior valor está no “Know How”, saber como fazer de forma excelente, estratégica é o maior ativo de uma empresa. Por isso na hora de planejar, desdobrar um portfólio, pense no longo prazo e estabeleça processos para o seu negócios, busque especialistas para trabalhar nessas questões e estudar o seu negócio.